報告してよ！！！
と、どこの職場でも聞こえてきますよね。
言ってよ！みたいなのもありますが、そもそも報告ってなんでしょうか？
今日は報告について考察してみます。
報告の基本
報告の基本は、報告者と、報告を受ける人の関係、及び効率化です。よくあるのが、報告者が報告者中心の内容を伝えることです。
これは、本当によくありますが、間違いです。
申し訳ないですが、私がどうとか、こうとかはどうでも良いのです。それは別途相談というかたちでおしえてくれれればよいわけです。
報告は、報告を受ける人が聞きたいことを、報告者が伝えるということです。
これが本当に大事。
上記のような、聞いて聞いて！！スタイルの報告は、報告として体裁をなしてないと思ってください。場合によっては、報告を受ける人が、”もうよいです。改めて内容をまとめてから出直してください”と言いかねないので注意です。
報告は組織の情報の伝達の効率化が基本なので、報告される人が何を知りたがっているのか、何を求めているかをまずは明確にしてから、報告資料作成してください。
もし、わからない場合は、はっきりと報告を受ける人に聞いてください。でなければ、本当にお互いの時間が無駄で、効率が悪いです。
報告の種類
報告の種類は様々あります。下に代表例を記載してみました。
①日報、月報
日々起きたことを報告するものです。具体的な事実を記載することが多く、上長が部下の状況を把握するために、部下が記載するものです。例えば、どんな業務を行ったとかが主です。
②進捗報告
プロジェクトの全体像を中心とした報告になります。プロジェクトのゴールは生産開始や、発売など様々ですが、内容としては、そのプロジェクトのことのみになります。
③案件報告
この種類は様々あり、戦略の報告や、事業計画の報告などです。現状の課題や、今後の施策を上長に承認してもらうことが目的となります。
報告の仕方
ではそれぞれについて、報告の仕方について考察してみます。
①日報月報
以前はノートなどに記載することもあったかと思いますが、いまではあるフォーマットに基づきドキュメントを作成し、メールで送付するやり方が多いと思います。
日報ではあれば、毎日業務終了後に、月報であれば月末に報告することが多いでしょう。
ポイントは事実です。例えば、”今日はとても忙しかった”などの個人の主観によるものは必要なく、具体的に何をどれだけ実施したのか、できれば数字を活用して記載するのが良いでしょう。また、販売などであれば、それらをグラフ化して、見える化をすると良いと思います。
②進捗報告
こちらは、週１でミーティングの中で、簡単にいまの状況を報告したり、課題があれば、それに関する資料を作成し報告するイメージです。
報告相手やプロジェクトによっては、月一、３か月に一など色々なタイミングがあります。
聞いている報告を受ける人としては、現状把握が目的ですので、こちらも事実を中心にもともとの計画と比較してどうなのか、遅れているのか、進んでいるのかを知りたいものです。
なので、資料のイメージは大体下記になると思います。
1.プロジェクト概要
2.プロジェクト全体スケジュール
3.スケジュールに対する進捗（遅れているのか、すすんでいるのか）
4.遅れているなら、なぜ遅れているのか
5.挽回策の提案
6.今後の日程
プロジェクトが順調であれば”計画通り順調です”と報告するだけのものです。
③案件報告
これは種々様々です。いずれにしても、報告を受ける人が聞きたいことを報告するのが基本です。
中身としては、検討結果や、方向性など様々あると思います。しかし、よく間違いがちなのが、報告内容が”どうしましょうか？”の報告です。報告される側は、判断はしても相談に乗るつもりではありません。それは相談会になります。
なので、報告はあくまで結論を持っていく必要があります。現状こうなので、今後こうしたいです！と報告すべきです。
それに対し、Yes or Noが下されるイメージです。
なので、資料のイメージは大体下記になると思います。
1.報告内容に全体の方向性
2.何を実現しようとしているのか
3.そのための課題は何か
4.課題をどのように解決するか
5.スケジュール
報告を受ける人によっては、YES NOだけの人もいれば、具体的にこうしたほうがよいとアドバイスをする人もいますが、こちらのインプットとしては、上記にようになるでしょう。
まとめ
今日は、報告の基本についてまとめてみました。
いかがでしたでしょうか？
基本は報告を受ける人の気持ちになって、報告を受ける人の聞きたいことを報告するのが基本です。
この基本ができるようになれば、うまく自分の意見を資料に盛り込んでいくことで、うまく上層部をコントロールできるようになっていきます。しかし、この基本ができなければ、
一向に上層部をコントロールできず、むしろ上層部をイライラさせてばかりになり、場合によっては、自身の評価が下がることもあるので注意してください。
では！
