報告資料ってどんなの書いたらいいの！！！
と悩みますよねー。
私もさんざん悩みました。駆け出しのエンジニアのころなんかは、俺エンジニアだし、資料とかプレゼンとかから遠い存在だし！とか勝手に思っている若い時期がありました。
はっきり言います。思い違いでしたね。
エンジニアだろうが何だろうが、一人で仕事をしている人以外はあったほうが良い能力、それが資料作成能力です。
今日は報告資料について、どんなところに気を付けたらよいかを述べていきます。
報告資料の基本
報告資料の基本は相手に意図を伝えることです。しかも手早く、深くがポイントです。
だらだらとした報告資料だと、焦点がどこかわからなくなり結局なにをいいたいのか伝わりません。
また、伝えるための文章や、伝えるための絵や図は余計な文字を省き、簡潔につたえるのに徹するようにしましょう。
また、何を伝えるかによっては、同じベースのデータを使うとしても出来上がりの報告資料は全然違うものになることが多々あります。
これは、誰に何を伝えるかが違うために起こります。
よくない資料は、自分本位になりがちなため、同じデータであれば、同じ資料にしかなってないものです。
このあたり、とっても注意が必要です。
報告資料って、どんな種類がある？
報告資料の種類は無数にあります。身も蓋もない言い方しますと、時と場合と、相手によります。
ただ、サラリーマンエンジニアが作る資料は、大きく分けると下記のように分けれるかと思います。
①プレゼン型資料
このイメージをもつ人は多い気がします。power pointを用いて資料を作ることが多いと思いますが、パワーポイントを使うと”絵””キャッチコピー”で埋め尽くすイメージがあります。
こういうタイプの資料は、コンセプトを伝えたり、世界観を伝えたりするとに、使うことが多いです。いわゆるかっこいい資料ですね。
説明するときのイメージは、大勢の前で、身振り手振りで説明する感じです。
②レビュー型資料
設計をすすめていく上で、デザインレビューとして、有識者に説明して意見をもらったり、承認してもらったりするときにつくる資料です。
商品の訴求項目があれば、それをどうやって実現するかを数値や、データをもってストーリー性をもって説明する資料です。
なので、①よりもより具体性が求められます。
資料は、なぜ？なぜ？なぜ？が繰り返され、納得性がもとめられるので、それを応えるために、計算や、試験データを用いてデータに対する考察をつけて結論付ける資料になります。
また、聞く人すべてが詳細を理解できるように、とにかくわかりやすく、論点がみえるように資料をつくりましょう。
③データ型資料
図、グラフ、表を中心に、事実を伝える資料です。
例えば、こないだのあの試験どうだった？と言われてた時の報告資料はこういうのが近いです。
資料体裁としては、試験報告書に近づいてきます。
資料作りの手順とは
では次に①、②、③それぞれについて、どんな流れの資料をつくるのがおすすめか、記載してみます。
①プレゼン型資料
この資料は”思い”をつたえることがポイントです。
これを実行すれば、こんな新たな世界が待っています感があふれ、ワクワク感が満載のみてておおおお！ってなるような感じですかね。
この資料を見せる目的は、”共感”です。
結果相手に共感してもらい、味方になり、同じ目線になってもらうことが良い結果だと思います。
おすすめの構成は以下です。
・一番いいたいことを、キャッチフレーズ風なカッコいいページを作ります。
・次に、なぜそれが言いたいのかの背景を記載していきます。
例：市場動向、お客様アンケート、最近の流行りなどなどです。
・次に、それらデータを踏まえて、あなたは何を感じたのか、 また、見た人は何を感じるかを想像してきたいします。
例：こんなことを感じませんか？
これらはまとめるとこういうことです。みたいな。
・次に、それを踏まえた提案を記載します。
例：そんなときには、これが重要！とか。
・次に、提案を実行するとどんな世界がまっているかを書きます。
例：あなたの生活環境が改善します！みたいな
あなたの生活がとても楽になります！みたいな
②レビュー型資料
この資料は、もっとかっちりしたものになります。目指す姿が明確でそれに向けた設計ストーリーが必要です。
・最初にレビューしてほしい項目をまとめます。 聞いている人たちにこの観点で見てほしくて、判断してほしいという旨をインプットする為です。
・次に、目標値です。たとえば、訴求項目があれば、それを設計値へどのように落として目標値にするかを書きます。ページの結論としては、数値目標にするとがポイントです。
・次に目標値を達成する手段を記載します。具体的な形状や、寸法イメージを図示し、なぜこの形状、寸法で目標値が満足できるかを記載します。
・次にその形状にした時の、裏目展開とその結果を説明し、この設計で問題ないと説明
・結論上記検討結果よりこれで問題ない旨の説明します。
③データ型資料
こちらはやった結果のみを報告のイメージで試験結果報告に近いです。例えば試験結果報告の場合は以下です。
・試験名
・試験目的
・試験方法
・試験設備
・試験結果
・結果考察
これらをエクセルではなく、パワポで説明すると良いでしょう。
また、試験結果はできるだけ表ではなく、図やグラフを用いて資料構成すると伝わりやすいです。
まとめ
今回は、資料のイメージを中心にまとめてみました。重要なのは、相手が理解し、判断できるようにすることで、自分のやった発表にならないようにすることです。
何を知りたがっていて、何を判断したがっているのか、聞く側の立場で表現するように心がけましょう！
では！
