こんにちはー！
あーなんか、最近会議ばっかり！！とおもっているそこのあなた！
私もよくそういう気分になります。
なんかこう、効率悪くない？これ意味ある？的な会議多いですよね。
そこで今日は会議のやり方について、書いてみます。
会議とは？
会議とはいったいなんでしょうか？
会議の種類はいくつか考えられますが、もっともイメージが多いのは
”関係者が集まり審議し、合意などの意思決定をすること”かと思います。
意思決定です、意思決定。
つまり、何かを決める場であるわけです。
こんな会議はいやだ
みなさんどんな会議やってますか？私は下記のような会議があるともううんざり。生産性もへったくれもありません。
・なんとなく関係ありそうだから呼ばれて行く会議
いやですねー。とりあえず招集されるひとがやたら多くとりあえず来てみてねーみたいな会議。結局、それって俺いなくても良いじゃん、時間の無駄だと感じちゃいますよね。
・余計な話が多い会議
いやですねー。脱線多すぎ。会議に出てる人が承認欲求モンスターや マウントとる人、自己顕示欲が高いひとがしゃしゃりでると、え、今何の話？となって、議論が整理できずじまい
・アジェンダがない会議、審議事項がない会議
はい、これ多いです。これは会議ではなく、相談です。
会議と名をつけるなら、何を議論して、何決めたいか冒頭に説明しないといけません。
相談がだめといってるわけではありませんので足からず。
・威圧的な会議
決定権を持っている人のご意見をただただうかがうやーつ。
意見交換することが会議の意味があるので、威圧的で高圧的にくる会議はいやですねー。
・ただただ怒られる会議
いや、それ、ストレス発散やん。
あー、きりがないので、この辺で次の章にいきます。
会議は準備が9割
では、どんな会議が良いのでしょうか。
どこかで聞いたことあるようなフレーズ感は否めませんが、
私は、準備が９割だと思っています。
議題の選定、資料の準備、会議招集する人の選定など
事前に入念に準備をしておくことで、スムーズに意思決定が可能になります。
こんなことを言うと、準備に時間がかかって、結局効率わるいじゃないか！！
と思うかもしれませんが、準備せずに挑んだ会議からは、間違った決定が行われ手戻りになったり、情報が少なく決定できず再審議を繰り返すなど結局は時間がかかることがほとんどです。
おまけに、あいつの会議はいやだとか、あいつの資料は何いってるかわからない、結局結論ななんなんだなど言われ、挙句の果てに会議開催者の評価までさげることになります。
一方、入念に準備していけば、スムーズに意思決定できゴールまで近いです。
また、メリットとして、評価もあがることです。
あいつ会議はスムーズだし、決定しやすいとかいわれだしり
しちゃったりなんかして、あー気持ちいだなんて、バカヤロー（〇ートたけし風）
すいませんすこし脱線しました。
なんせ、結局は効率がよく、目標を達成しやすくなるということです。
日々仕事をしていくと、会議なしで仕事をすることはサラリーマンである限り難しいとは思いますので、せっかくなら、効率よくさらにはプラスにかわる会議をやりたいところです。
会議の準備
準備することは以下
〇資料
・本日のアジェンダの作成
何についての件なのかを冒頭でインプットするためです。
いまからこんな話をしますよーとしておくと聞く側の頭も
その頭になりやすく、議論がスムーズです
・本日の審議事項
今日アジェンダの中で何を決めたいのかを明確に言語化しておくことです。
AorＢを決定するのか、方向性を決めるのかなどです。
・説明資料
言わずもがな、本題の資料です。
ポイントは結論ファーストとストーリー性です。
学校で数学の授業で”証明問題”ならいましたよね。
意外とあれ苦手だ―という人も多いと思いますが、それと同じと考えています。
つまり、論理的に、順番に説明していくことで、なぜこの答えになるのか
なぜ、この結論になるのかを伝えることです。
みんな時間がないので、ストーリーは良くても、結論までが長いと
なかなか最後まで聞いてもらえません。ほんで結論は！とかいわれがちです。
なので、まず結論を先にインプットして、なぜそうなるのかを聞いてもらうと
良いです。
さらに、注意すべきは、資料はあなたの言いたいことを伝えるものでは
ありません。聞く側の立場で作成するということです。
人に伝えるのは以外と難しいもので、同じ資料でも人への
伝わり方は随分違います。
なので、事実9割、意見1割ぐらいの資料を作りましょう。
”私はこれで大丈夫だとおもうんですけどね”なんて言葉はいりません。
”こういう理屈なので、結果はこれです”と伝えればよいだけです。
大丈夫かどうかなんて、利き手側の問題ですからね。
〇会議招集案内
会議をいきなり開催するのではなく、まずは他のかたのご都合をみて
空いてる時間を確保しましょう（意外とこれがめんどくさいですけどね）
そして、会議開催案内を下記情報を最低限記載して連絡しましょう。
・会議名：○○の方向性決定会議 開催案内
・日時：〇/〇/〇
・場所：会議室①
・アジェンダ：○○○○
・背景：会議開催理由
〇根回し
意外とこれ大事です。
会議案内する前でもよいかもしれません。
会議案内を出す相手に対し、味方になってほしいや、アドバイスもらいたい人に
事前に１５分でも良いので、個別に事前報告しておきましょう。
すると、当日会議で議論が紛糾することなく、後押ししてくれたり、
事前情報いれているので、当日までに参加者がが良い案をもってきてくれたり
します。
会議のすすめかた
会議当日には以下の要領ですすめるのがおすすめです
①会議開催趣旨、背景説明
②本日のアジェンダの説明
③本日の審議事項の説明
④資料説明
⑤審議
⑥まとめ
⑦別途議事録作成、および配布
議事録の書き方
会議をすれば、必ず議事録を残しましょう。
残す項目は以下
・開催日時
・参加者
・審議事項
・審議結果
⇒これは決定事項になります。会議で決まった内容を書きます。
・メモ（発言録）
⇒メモは後で会議の雰囲気を思い出すのに役に立ちます、
発言の雰囲気、内容など、審議結果の結論にいたる道筋が
見えるようにしましょう。
まとめ
いかがでしょうか。うだうだと大分書いてしまいましたが、私自身１日に会議が１時間ごとに１０個という日があります。当然、紛糾してしまって、会議が押すことがあると、一日の予定が台無しです。
なので、できる会議は４５分終了を目指して、効率化を心がけてます。
一方、呼ばれていく会議はなかなか無駄なものも多いのが現状です。
みんながみんな効率化を目指せればよいですが、そういうわけにもいかないのが現状です。
でも会議は人の時間をいただいていることを忘れずに会議してもらいたいものです。
では！
